Umowa B2B: na co zwrócić uwagę przed podpisem

Umowa B2B (umowa o świadczenie usług między przedsiębiorcami) reguluje współpracę, w której jedna firma zleca drugiej konkretne usługi — za wynagrodzeniem i na jasnych zasadach rozliczenia. To nie etat: nie ma urlopu jak u pracownika, ale jest elastyczność i odpowiedzialność po obu stronach.

Dobrze napisana umowa B2B ogranicza spory o to, co wchodzi w cenę, kiedy wystawiasz fakturę i jak można zakończyć współpracę. Poniżej elementy, które warto dopiąć przed podpisem — oraz błędy, które wracają po kilku miesiącach współpracy.

B2B wybierają zwykle, gdy obie strony działają jako przedsiębiorcy (JDG, sp. z o.o. itd.) i wykonawca świadczy usługi na własny rachunek — z własnym sprzętem, własnym harmonogramem w granicach ustaleń, bez przełożonego w sensie prawa pracy.

• projekty IT, marketing, konsulting, design,
• stała współpraca z jednym kontrahentem, ale bez etatu,
• usługi rozliczane miesięcznie lub za kamienie milowe (milestones).

Urząd skarbowy i ZUS mogą badać, czy współpraca faktycznie nie jest zatrudnieniem „na papierze B2B”. Jeśli wygląda jak etat (sztywny grafik, narzędzia tylko pracodawcy, podporządkowanie jak u pracownika) — sama nazwa umowy nie wystarczy.

• Strony — pełna firma, NIP, adres, reprezentacja (kto podpisuje).
• Zakres usług — opis deliverables: np. „utrzymanie sklepu WooCommerce”, nie tylko „wsparcie IT”. Można odesłać do załącznika (specyfikacja, SLA).
• Wynagrodzenie — stawka godzinowa / ryczałt miesięczny / za etap; termin płatności (np. 14 dni od faktury); waluta.
• Faktura VAT — czy wykonawca jest płatnikiem VAT, zwolnienie, reverse charge przy B2B zagranicznym.
• Czas trwania — na czas określony, nieokreślony, automatyczne przedłużenie.
• Wypowiedzenie — np. 14 lub 30 dni; czy w trakcie projektu są kary za zerwanie bez ważnego powodu.
• Poufność i prawa autorskie — kto ma prawa do efektów pracy; czy potrzebna osobna umowa NDA.
• Odpowiedzialność — limit kwotowy, wyłączenia (siła wyższa), obowiązek ubezpieczenia OC po stronie wykonawcy.

Najczęstszy konflikt: „to też zrób, przecież jesteśmy na B2B”. Dlatego w umowie warto zapisać, że prace poza zakresem wymagają osobnej wyceny albo aneksu. Przy stałej stawce miesięcznej doprecyzuj, ile godzin lub jakie obszary wchodzą w cenę.

Zmiana stawki, dodanie nowego modułu, przedłużenie terminu — formalnie przez aneks do umowy, żeby nie zostało przy mailu z lutego, którego nikt nie pamięta.

Koniec B2B to wypowiedzenie z zachowaniem okresu, wygaśnięcie umowy na czas określony albo porozumienie o rozwiązaniu — gdy chcecie rozstać się od razu i bez czekania na okres wypowiedzenia.

Ustal też, co z materiałami (kod, dostępy, dane klientów), fakturą końcową i poufnością po zakończeniu — to często zostaje w tle, a potem wraca jako problem.

• B2B kopiowane z cudzego wzoru bez dopasowania do polskiego prawa i Twojej branży.
• Brak limitu odpowiedzialności — jeden błąd w projekcie = nieograniczone roszczenie.
• „Wszystkie prace dodatkowe w cenie” — wykonawca przepłaca czasem, zleceniodawca żąda coraz więcej.
• Brak zapisów o prawach autorskich — kto może używać logo, kodu, tekstów po rozstaniu.
• Mylenie B2B z zleceniem — przy krótkiej jednorazowej czynności czasem prostsza jest umowa zlecenie (inna forma, inne rozliczenia).

Formularz prowadzi przez strony, zakres, wynagrodzenie, czas trwania i wypowiedzenie — podgląd umowy aktualizuje się na bieżąco. Gdy treść się zgadza, pobierasz PDF do podpisu.

Przejdź do generatora umowy B2B.